Wir möchten Sie mit diesem Informationsschreiben über die Gestaltung des Schutzes Ihrer Daten in unserer Kanzlei und Ihre damit verbundenen Rechte informieren.
Diese Information gilt, wenn Sie uns mit einer anwaltlichen Tätigkeit (außergerichtlich oder gerichtlich) und auch wenn Sie die Notarin mit einer notariellen Tätigkeit beauftragen.
A) Welche Daten erheben wir von Ihnen? Aus welchen Gründen und auf der Basis welcher Rechtsgrundlage?
a) Stammdaten
Wir erheben in jedem Falle Ihre Kontaktdaten (Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummer, Telefaxnummer und Emailadresse, soweit vorhanden). Wir erheben fallbezogen des Weiteren die für die konkrete Sachbearbeitung notwendigen Daten; in notariellen Angelegenheiten ist das in aller Regel jedenfalls auch das Geburtsdatum.
Diese Daten – mit Ausnahme, falls für die Betreuung des Mandates nicht erforderlich, Ihrer Privatanschrift – erheben wir von Ihnen auch, wenn Sie nicht in eigenem Namen, sondern als gesetzlicher oder rechtsgeschäftlicher Vertreter eines Dritten – zum Beispiel einer GmbH – handeln.
b) Verfahrensdaten
Die im Zusammenhang mit dem Mandat entstandenen und zur Verfügung gestellten Schriftstücke, der gesamte Schriftverkehr einschließlich der E-Mail-Korrespondenz und die im notariellen Bereich errichteten Urkunden werden in physischen Akten und zum Teil auch in der Elektronischen Datenverarbeitung festgehalten und auch verarbeitet. Dabei wird auch eine stichwortartige Bezeichnung des Geschäftsgegenstandes des erteilten Mandates gespeichert.
c) Zweck und Rechtsgrundlage
Diese Daten erheben und verarbeiten wir zur Erfüllung des Mandatsvertrages. Rechtsgrundlage ist daher Art 6 I b DSGVO. Außerdem sind wir zur Führung ordnungsgemäßer Akten verpflichtet (§ 50 I BRAO; § 22 DONot), so dass wir auch in Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung handeln (Art 6 I c DSGVO); das gilt im Hinblick auf die Erhebung und Speicherung von Namen, Anschrift und Geschäftsgegenstand auch wegen des Erfordernisses der Einhaltung der Mitwirkungsverbote und des Ausschlusses von Interessenkollisionen (§ 28 BNotO, § 15 DONot, § 45 BRAO). Und schließlich erheben wir die Daten auch zur Wahrung eigener berechtigter Interessen innerhalb des Mandatsverhältnisses, zum Beispiel zur Abrechnung (Art 6 I f DSGVO).
d) Notwendigkeit der Datenangabe
Mit dem Mandatsvertrag geht die vertragliche Verpflichtung einher, uns die erforderlichen personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Ohne Angabe dieser Daten müssen wir angetragene Mandate ablehnen; anonyme Mandate können wir nicht übernehmen.
B) Was geschieht mit Ihren Daten?
Ihre Daten sind im Rahmen der Betreuung Ihres Mandates den Berufsträgern und den Büromitarbeitern zugänglich, die sämtlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte außerhalb der Mandatsbetreuung erfolgt nicht. Bei der Betreuung der Mandate erfolgt eine Weitergabe im erforderlichen Umfang an hierzu berechtigte Empfänger (z.B.: Gerichte, Gegner, Sachverständige), zur Erfüllung gesetzlicher Informationspflichten (meist im notariellen Bereich, z.B.: Gutachterausschuss, Finanzamt) und auch im Einzelfalle zur Wahrung unserer eigenen berechtigten Interessen (z.B.: Durchsetzung von Honoraransprüchen). Bei internationalem Bezug des Mandates kann in seltenen Fällen auch die Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation erforderlich sein.
Eine Verwendung Ihrer Daten für eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling erfolgt nicht. Auch ansonsten ist keine Weiterverarbeitung Ihrer Daten für andere als die im Abschnitt A c) genannten Zwecke vorgesehen.
Ihre Daten werden grundsätzlich nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für die Handakten gelöscht und die Akten auch physisch vernichtet. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die Handakten der Anwälte beträgt 6 Jahre (§ 50 BRAO); die notariellen Nebenakten sind 7 Jahre aufzubewahren (§ 5 DONot). Aus anderen gesetzlichen Vorschriften können sich im Einzelfalle längere Aufbewahrungsfristen ergeben. Ebenso erfolgt eine längere Aufbewahrung, falls sie im Einzelfalle aus sachlichen Gründen geboten ist (z.B.: Folgeverfahren, Klärung von Haftungsfragen).
Grundsätzliche Ausnahmen von der Löschung der Daten und der Vernichtung der Unterlagen gelten in folgenden Fällen:
a) Die Urschriften der notariellen Urkunden, die Urkundenrolle und die zugehörigen Verzeichnisse sind 100 Jahre aufzubewahren; die für notarielle Anderkonten und sonstige Verwahrungstätigkeiten geführten Bücher und Verzeichnisse einschließlich der Namenslisten unterliegen einer 30-jährigen Aufbewahrungspflicht (§ 5 DONot). Diese Aufbewahrungspflichten werden nach dem Erlöschen des Amtes der Notarin durch das Amtsgericht übernommen (§ 51 BNotO), das unter Umständen die Aufbewahrung auch einem anderen Notar übertragen kann.
b) Wir müssen die Einhaltung der Mitwirkungsverbote (oben Abschnitt A c) dauerhaft sicherstellen. Deshalb bleiben von der Vernichtung und der Datenlöschung dauerhaft ausgenommen die Angaben zur Identifikation der Beteiligten (Name, Vorname, Anschrift) sowie eine stichwortartige Bezeichnung des zugehörigen Geschäftsgegenstandes.
C) Welche Rechte stehen Ihnen in diesem Zusammenhang zu?
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen in Art 13 ff DSGVO
➢Anspruch auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art 15 DSGVO),
➢ Anspruch auf Berichtigung (Art 16 DSGVO) oder Löschung (Art 17 DSGVO) der Daten, Einschränkung der Verarbeitung (Art 18
DSGVO) oder Ausübung eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung (Art 21 DSGVO)
➢das Recht auf Datenübertragbarkeit (Übermittlung der Daten in strukturiertem Format an Sie oder einen anderen Verantwortlichen, Art 20 DSGVO),
➢das Recht, eine Einwilligung zur Datenverarbeitung zu widerrufen (Art 13 II c DSGVO),
➢das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art 77 DSGVO).
Falls Sie Fragen oder Wünsche hierzu haben, können Sie uns gerne kontaktieren.
D) An wen können Sie sich wenden?
Die Verantwortung für die Erfüllung der Verpflichtungen nach der DSGVO tragen die Partner der Kanzlei Grundstein & Thieme:
➢Rechtsanwalt und Notar a.D. Jürgen Grundstein
➢Rechtsanwältin und Notarin Claudia Thieme
➢Rechtsanwalt Walther Grundstein
➢Rechtsanwalt Lars Stich
Jeder der Partner steht Ihnen als Kontaktperson und als Verantwortlicher gleichermaßen zur Verfügung. Intern richtet sich die Zuständigkeit nach der Zuständigkeit für vorherige oder bestehende Mandatsverhältnisse und wird im Übrigen gleichmäßig verteilt. Sofern deshalb nach Kontaktaufnahme sich die interne Zuständigkeit für Sie ändern sollte, erhalten Sie unverzüglich eine Information in Textform.
Die verantwortlichen Partner sind in der Kanzlei zu erreichen. Die Kontaktdaten:
Adresse: Gutleutstraße 175, 60327 Frankfurt
Telefon: 069 / 520096
Mail: kanzlei@grundstein-thieme.de
Sie können sich in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten, die in Zusammenhang mit unserer notariellen Tätigkeit stehen, auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:
➢Dr. Frank Tykwer, Cäcilienhöhe 173, 45657 Recklinghausen, mail: rechtsanwalt@dr-tykwer.de